什么是 debit note？它有什么作用？

Debit note，即借记通知单，是一种会计凭证，用于记录应收账款的增加。它通常由卖方发出，向买方表明他们应该支付一定金额的款项。Debit note 的主要作用包括： 1. **明确债务关系**：通过发送 debit note，卖方明确告知买方他们有一笔债务需要偿还。这有助于避免潜在的纠纷和误解，确保双方对债务的认可。 2. **记账和财务记录**：对于卖方来说，debit note 是一种有效的记账方式。它可以帮助卖方准确记录销售交易，以及相应的应收账款情况。 3. **提醒付款**：Debit note 可以作为一种催款的手段，提醒买方尽快支付欠款。它向买方传达了明确的付款要求和截止日期。 4. **法律依据**：在某些情况下，如果买方拒绝支付或延迟支付，debit note 可以作为法律追索的依据。它可以证明卖方的债权，并在必要时提供法律保护。 例如，假设 A 公司向 B 公司出售了一批货物，但 B 公司尚未支付款项。A 公司可以发送一份 debit note 给 B 公司，详细说明欠款金额和付款期限。这样，B 公司就清楚地知道他们需要支付的金额和时间。 需要注意的是，debit note 不同于发票（invoice）。发票是卖方提供给买方的销售凭证，而 debit note 则是强调买方的欠款情况。

正确填写 debit note 需要包括以下关键信息： 1. **收件人信息**：在 debit note 上填写收件人的姓名、公司名称、地址等准确信息，确保通知能够送达正确的对象。 2. **发件人信息**：填写发件人的相关信息，包括姓名、公司名称和联系方式。 3. **债务详情**：明确说明欠款的金额、债务产生的原因（如销售货物或提供服务）以及相关的订单或合同号码。 4. **付款期限**：指定买方需要支付欠款的截止日期。这可以帮助促进及时付款，并避免延迟。 5. **付款方式**：说明可接受的付款方式，例如支票、银行转账或在线支付等。 6. **参考信息**：如果有任何与该债务相关的参考号码或文件，例如发票号码或采购订单号码，也应在 debit note 上注明。 7. **签名和日期**：发件人应在 debit note 上签名，并注明填写的日期。 此外，为了使 debit note 更加清晰和专业，还可以遵循一些格式规范，如使用清晰的字体和排版，以及将重要信息突出显示。在填写 debit note 时，准确性和完整性是至关重要的，这样可以避免任何误解或争议。 例如，一份完整的 debit note 可能会包括以下内容： 收件人：B 公司 地址：[B 公司地址] 发件人：A 公司 日期：[具体日期] 债务详情：根据合同 [合同号码]，贵公司尚未支付货物款项，总计 [欠款金额]。 付款期限：请在[截止日期]前完成付款。 付款方式：我们接受支票（支票抬头为 A 公司）或银行转账（账号：[银行账号]） 感谢您的合作。 签名：[发件人签名] 通过正确填写 debit note，卖方可以有效地管理应收账款，并促使买方按时履行付款义务。

当收到 debit note 时，以下是一般的处理步骤： 1. **核实信息**：仔细检查 debit note 上的所有信息，确保欠款金额和债务详情与实际情况一致。如有疑问，及时与发送方进行沟通。 2. **安排付款**：根据 debit note 上规定的付款期限，尽快安排付款。确保在截止日期之前完成支付，以避免可能的逾期费用或影响双方的业务关系。 3. **回复发送方**：一旦付款完成，可以通过书面形式（如电子邮件或信件）回复发送方，确认付款已处理，并提供相关的付款凭证。 4. **记录和存档**：将 debit note 以及与之相关的通信和付款记录妥善保存，以备将来参考和核对。 如果收到的 debit note 存在问题或争议，例如欠款金额不正确或付款期限不合理，应及时与发送方进行协商和解决。通过及时处理 debit note，可以维护良好的商业信誉，并确保双方的财务交易顺利进行。 例如，如果 B 公司收到了 A 公司的 debit note，但对其中的某些信息有疑问，他们可能会与 A 公司的财务部门联系，要求进一步解释或核实。如果 B 公司无法按时付款，他们可能会与 A 公司协商延期付款或制定付款计划。在处理 debit note 时，及时沟通和合作是非常重要的。